Was sind KPIs?

Key Performance Indicators, kurz KPIs, sind die wichtigsten Kennzahlen zur Leistungsmessung in Unternehmen. Sie bilden die Basis für eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung und Zielerreichung.

KPIs sind quantifizierbare Messgrößen, die den Fortschritt oder Erfüllungsgrad wichtiger Ziele oder kritischer Erfolgsfaktoren eines Unternehmens wiedergeben. Sie spiegeln die Leistung in zentralen Geschäftsfeldern wider und dienen der Erfolgsmessung. Durch KPIs können Unternehmen ihren Kurs überwachen, bewerten und bei Bedarf anpassen.

Der Begriff „Key Performance Indicator“ bedeutet übersetzt „Schlüsselkennzahl“ oder „Leistungsindikator“. Es handelt sich also um Kennzahlen, die als Schlüssel zum Erfolg des Unternehmens gesehen werden. Sie geben Aufschluss darüber, wie effektiv und effizient ein Unternehmen im Hinblick auf seine Ziele arbeitet.

Funktion und Zweck von KPIs

KPIs erfüllen drei wesentliche Funktionen im Unternehmen:

• Leistungsmessung: KPIs zeigen, wie gut ein Unternehmen, eine Abteilung oder ein Mitarbeiter die gesetzten Ziele erreicht. Sie machen Erfolg messbar und vergleichbar.
• Unternehmenssteuerung: Anhand von KPIs kann das Management die Entwicklung im Blick behalten, Abweichungen erkennen und gegensteuern. Sie ermöglichen eine zielorientierte Führung.
• Entscheidungsunterstützung: KPIs liefern Führungskräften wichtige Informationen, um fundierte strategische und operative Entscheidungen zu treffen. Sie schaffen Transparenz über die einzelnen Handlungsfelder.

Insgesamt tragen KPIs dazu bei, den Unternehmenserfolg zu verbessern, indem sie Stärken und Schwächen aufzeigen, Verbesserungspotenziale identifizieren und eine zielgerichtete Steuerung ermöglichen. Sie sind damit ein unverzichtbares Instrument des Controllings und Managements.

Arten von Key Performance Indicators

Es gibt zahlreiche verschiedene KPIs, die je nach Branche, Unternehmensgröße und -strategie eingesetzt werden. Grundsätzlich lassen sie sich nach folgenden Kriterien unterscheiden:

Finanzielle KPIs

Finanzielle Kennzahlen spiegeln die wirtschaftliche Leistung eines Unternehmens in Geldeinheiten wider. Beispiele sind:

• Umsatz, Gewinn und Rentabilität
• Cashflow und Working Capital
• Kapitalrendite (ROI), EBIT und EBITDA

Diese KPIs zeigen, wie erfolgreich ein Unternehmen wirtschaftet und ob es seine finanziellen Ziele erreicht. Sie sind in der Regel einfach zu messen und zu vergleichen.

Nicht-finanzielle KPIs

Nicht-finanzielle Kennzahlen messen die Leistung in qualitativen Bereichen, die sich nicht direkt in Geldwerten ausdrücken lassen, aber ebenfalls erfolgsrelevant sind. Dazu gehören etwa:

• Kundenzufriedenheit und Marktanteil
• Mitarbeiterzufriedenheit und Fluktuation
• Qualität, Durchlaufzeiten und Fehlerquoten

Diese „weichen“ Faktoren sind oft schwieriger zu quantifizieren, haben aber großen Einfluss auf den langfristigen Unternehmenserfolg. Sie geben wichtige Hinweise auf Verbesserungspotenziale.

Weitere Unterscheidungskriterien

Darüber hinaus können KPIs wie folgt klassifiziert werden:

• Strategisch oder operativ: Strategische KPIs messen die Erreichung langfristiger Oberziele, operative KPIs die Leistung in Bezug auf Teilziele und Tagesgeschäft.
• Quantitativ oder qualitativ: Quantitative KPIs basieren auf Zahlen, qualitative auf subjektiven Bewertungen und Einschätzungen.
• Input- oder Output-orientiert: Input-KPIs messen eingesetzte Ressourcen und Aktivitäten, Output-KPIs die erzielten Ergebnisse und Wirkungen.

Die Auswahl der richtigen KPIs hängt vom individuellen Kontext des Unternehmens ab. Wichtig ist eine ausgewogene Mischung unterschiedlicher Kennzahlen.

Definition sinnvoller KPIs

Damit KPIs ihren Zweck optimal erfüllen, sollten sie bestimmte Kriterien erfüllen.

Anforderungen an gute Kennzahlen

Eine bewährte Richtlinie dafür sind die sogenannten SMART-Kriterien. Demnach müssen KPIs:

• Spezifisch: Klar definiert und fokussiert auf ein konkretes Ziel.
• Messbar: In Zahlen oder Fakten ausdrückbar, um Fortschritt zu messen.
• Anspruchsvoll: Herausfordernd und motivierend, aber erreichbar.
• Realistisch: Mit verfügbaren Ressourcen und Fähigkeiten umsetzbar.
• Terminiert: Mit klarer Frist versehen, um Verbindlichkeit zu schaffen.

Zusätzlich sollten KPIs relevant für den Erfolg, einfach zu verstehen und im Unternehmen breit akzeptiert sein. Nur dann entfalten sie ihre volle Wirkung.

Ableitung aus Unternehmenszielen

Der erste Schritt zur Definition guter KPIs ist die Ableitung aus den Unternehmenszielen. Diese geben die Richtung vor, in die sich die Organisation entwickeln soll. Um sie zu erreichen, werden sie in konkrete Teilziele und Maßnahmen übersetzt. Diesen werden wiederum passende KPIs zugeordnet, die den Zielerreichungsgrad messen.

Durch diese Operationalisierung der Strategie entsteht eine logische Kette vom übergeordneten Ziel bis zum KPI. Diese Verbindung muss klar und nachvollziehbar sein, damit die Bedeutung der Kennzahlen für alle Beteiligten ersichtlich ist. Nur so werden sie als relevant akzeptiert und konsequent verfolgt.

Festlegung von Zielwerten

Zu jedem KPI gehört ein konkreter Zielwert, der in einem definierten Zeitraum erreicht werden soll. Er dient als Maßstab für Erfolg und Zielerreichung. Bei der Festlegung von Zielwerten helfen verschiedene Vergleichsgrößen:

• Benchmarks und Best Practices anderer Unternehmen
• Eigene Erfahrungswerte und Vergangenheitsdaten
• Ergebnisse der Planung und des Budgetierungsprozesses

Die Zielwerte sollten einerseits ambitioniert sein, um Motivation und Leistung zu steigern. Andererseits müssen sie realistisch bleiben, damit sie akzeptiert werden und nicht demotivieren. Dieser Balanceakt erfordert viel Fingerspitzengefühl.

Einmal definierte KPIs müssen regelmäßig überprüft und an Veränderungen angepasst werden. Bei Abweichungen sind Ursachenanalysen und Gegenmaßnahmen erforderlich. So entwickeln sich die Kennzahlen kontinuierlich weiter.

Rolle der KPIs im Controlling

Das Controlling nutzt KPIs zur Planung, Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche. Dabei übernimmt es unterschiedliche Aufgaben.

KPIs als Teil des Berichtswesens

Ein zentraler Baustein des Controllings ist das Berichtswesen. In dessen Rahmen werden die Ist-Werte der KPIs erfasst, aufbereitet und in Form von Berichten und Dashboards zur Verfügung gestellt. Zusammen mit Soll-Ist-Vergleichen, Abweichungsanalysen und Erläuterungen bilden sie eine wichtige Informationsgrundlage für das Management.

Die KPIs werden meist in Kennzahlensysteme eingebunden, die die Zusammenhänge und gegenseitigen Abhängigkeiten zwischen den Kennzahlen abbilden. Beispiele dafür sind die Balanced Scorecard oder Ursache-Wirkungsmodelle. So entsteht ein aussagekräftiges Gesamtbild.

Zusammenspiel mit anderen Tools

Das Controlling greift zur Wahrnehmung seiner Aufgaben auf eine Reihe von Methoden und Tools zurück. Dazu gehören:

• Planungs- und Budgetierungsprozesse
• Forecast und Hochrechnungen
• Kosten- und Leistungsrechnung
• Investitionsrechenverfahren
• Risikomanagement und Frühwarnsysteme

Die mit Hilfe von KPIs gewonnenen Informationen fließen in all diese Instrumente ein. Umgekehrt liefern diese auch wichtigen Input für die Definition und Anpassung von Leistungskennzahlen. So greifen die verschiedenen Controlling-Werkzeuge ineinander.

KPIs zur Unternehmenssteuerung

KPIs sind das Herzstück einer effektiven Unternehmenssteuerung. Durch die laufende Überwachung der Zielerreichung schaffen sie die nötige Transparenz, um bei Abweichungen rechtzeitig einzugreifen.

Überwachung der Zielerreichung

Im Rahmen der operativen und strategischen Planung werden auf Basis der Unternehmensziele konkrete Teilziele und Maßnahmen abgeleitet und mit KPIs hinterlegt. Anhand der Ist-Werte lässt sich jederzeit erkennen, wie weit die Umsetzung fortgeschritten ist und ob die angestrebten Ergebnisse erreicht wurden.

Treten Zielverfehlungen auf, gilt es die Gründe dafür zu analysieren. Häufig liegen die Ursachen in einer mangelhaften Maßnahmenplanung, einer Veränderung von Rahmenbedingungen oder nicht beachteten Wechselwirkungen zwischen Zielen. Ein präzises KPI-Monitoring hilft dabei, solche Schwachstellen aufzudecken und gegenzusteuern.

Anreizsysteme und Motivation

Neben der Kontrolle erfüllen KPIs auch eine wichtige Anreizfunktion. Indem Zielvereinbarungen mit Mitarbeitern oder Teams an klar definierten Leistungskennzahlen ausgerichtet werden, entsteht Motivation und Eigenverantwortung. Dies kann noch verstärkt werden, indem die Höhe variabler Vergütungsbestandteile an die Erreichung bestimmter KPI-Werte geknüpft wird.

Voraussetzung dafür ist, dass die Betroffenen die vereinbarten Ziele auch tatsächlich beeinflussen können. Zudem muss der Zusammenhang zwischen Leistung und Belohnung transparent und fair gestaltet sein. Ein gesunder Wettbewerb und Vergleiche zwischen Mitarbeitern oder Abteilungen können die Motivation weiter erhöhen.

Erfolgsmessung mit Kennzahlen

Objektivierung des Unternehmenserfolgs

Ob ein Unternehmen erfolgreich ist, hängt von vielen Faktoren ab, die teilweise nur schwer greifbar sind. Durch aussagekräftige KPIs lässt sich der Erfolg anhand vorher definierter Kriterien messen und damit objektivieren. Das schafft Klarheit und Akzeptanz bei allen Beteiligten.

Durch die Quantifizierung von Zielen und Ergebnissen werden Fortschritte mess- und nachvollziehbar. So wird deutlich, wo die Reise hingeht und in welchem Tempo. Das gilt für finanzielle und nicht-finanzielle Messgrößen gleichermaßen. Insgesamt ergibt sich ein klares Bild der Unternehmensentwicklung.

Intern und extern vergleichen

KPIs erhalten ihre volle Aussagekraft erst im Vergleich mit Referenzwerten. Dazu eignen sich je nach Kontext und Zielsetzung verschiedene Vergleiche:

• Zeitvergleich: Aktuelle Werte werden mit Vorjahren oder der Planung verglichen.
• Betriebsvergleich: Im Benchmarking werden ähnliche Unternehmen gegenübergestellt.
• Soll-Ist-Vergleich: Erreichte Werte werden den Zielwerten gegenübergestellt.

Solche Vergleiche zeigen Stärken und Schwächen sowie positive und negative Trends auf. Sie geben Anhaltspunkte, in welchen Bereichen Handlungsbedarf besteht. Durch interne Vergleiche zwischen Abteilungen oder Prozessen lassen sich Best Practices identifizieren und übertragen.

KPIs zur Prozessoptimierung

Auch auf der operativen Ebene leisten KPIs wertvolle Dienste. Sie machen die Leistungsfähigkeit von Arbeitsabläufen transparent und zeigen Ansatzpunkte für Verbesserungen.

 Leistungstransparenz in Prozessen

Jeder betriebliche Prozess lässt sich anhand geeigneter KPIs messen und bewerten. Relevante Messgrößen sind je nach Prozess beispielsweise:

• Durchlaufzeiten und Termintreue
• Input-Output-Verhältnis und Produktivität
• Qualitätsquote und Fehlerrate
• Kosten und Ressourcenverbrauch

Solche Prozess-KPIs decken Schwachstellen und Engpässe auf. Sie zeigen, wo wertschöpfende Tätigkeiten ausgebaut und nicht-wertschöpfende reduziert werden müssen. So können gezielt Maßnahmen zur Effizienzsteigerung ergriffen werden. Zugleich lässt sich der Erfolg von Optimierungsprojekten messen.

Fazit

KPIs, also Key Performance Indicators, sind entscheidende Messgrößen, um den Erfolg und die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens zu bewerten und zu steuern. Sie spielen eine zentrale Rolle im Controlling und der Unternehmensführung. Je nach Branche, Unternehmensgröße und strategischen Zielen gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher KPI-Kategorien, die auf verschiedenen Ebenen zum Einsatz kommen.

Damit KPIs wirklich einen Mehrwert liefern, muss ein sorgfältiges Tracking eingerichtet werden. Wichtig sind hierbei die richtige Auswahl relevanter Kennzahlen, eine strukturierte Implementierung sowie eine korrekte Datenerhebung und -auswertung.

KPIs sind für Unternehmen unverzichtbar, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Optimierungspotenziale zu erkennen. Ein ausgewogenes Kennzahlensystem wie die Balanced Scorecard liefert ein ganzheitliches Bild der Unternehmensleistung.