Was ist ein Template?

Ein Template ist eine Art Schablone oder Mustervorlage, die ein standardisiertes Layout, Design und Struktur für die Erstellung von Dokumenten, Präsentationen, Webseiten oder anderen Dateien bereitstellt. Templates dienen als Ausgangspunkt und Grundgerüst, das mit individuellem Inhalt gefüllt werden kann, damit nicht alles neu gestaltet und angeordnet werden muss.

Stattdessen können die Mitarbeiter auf bewährte Vorlagen zurückgreifen, die Ihnen viel Arbeit abnehmen. Gerade in Unternehmen, wo häufig gleichartige Dokumente erstellt werden müssen, sind Templates ein enormer Effizienzgewinn. Sie sorgen für ein einheitliches Erscheinungsbild und stellen sicher, dass keine wichtigen Elemente vergessen werden.

Wozu dienen Templates und wo werden sie eingesetzt?

Templates kommen in den verschiedensten Bereichen zum Einsatz. Überall dort, wo ähnliche Dokumente und Dateien regelmäßig neu erstellt werden müssen, bieten sich Templates als zeitsparende Lösung an.

In Unternehmen sind die häufigsten Anwendungsgebiete:

Textverarbeitung: Geschäftsbriefe, Verträge, Protokolle, Berichte
Tabellenkalkulation: Rechnungen, Angebote, Budgetpläne, Zeiterfassung
Präsentationen: Firmenpräsentationen, Vertriebsunterlagen, Pitchdecks
Grafik & Design: Marketingmaterialien, Social-Media-Posts, Visitenkarten, Flyer
Web: Website-Layouts, Landing Pages, E-Mail-Newsletter

Durch die Verwendung von Templates können Mitarbeiter in allen Abteilungen von den Vorteilen profitieren, ohne selbst über vertiefte Kenntnisse in Design und Formatierung verfügen zu müssen. Das Corporate Design bleibt gewahrt und Aufgaben werden schneller und effizienter erledigt.

Wie erstellt man ein eigenes Template?

Um ein eigenes Template zu erstellen, gestalten Sie zunächst ein Musterdokument mit dem gewünschten Grundlayout, Textelementen, Formatierungen und Grafiken. Dabei sollten Platzhalter für die variablen Inhalte verwendet werden.

Wenn das Template fertig ist, können Sie es als Vorlage abspeichern. In den meisten Programmen gibt es dafür spezielle Speicheroptionen bzw. Dateiformate wie z.B. dotx für Word-Vorlagen.

Beim späteren Verwenden des Templates erstellen Sie dann einfach ein neues Dokument basierend auf dieser Vorlage. So erhalten Sie das Template-Layout und die Basis-Inhalte und können diese dann mit Ihren individuellen Inhalten füllen.

Für die gängigen Office-Programme wie Word, Excel und PowerPoint ist die Erstellung eigener Vorlagen sehr einfach und erfordert keine Programmierkenntnisse. Auch viele Grafik- und Design-Tools bieten leicht zu bedienende Template-Funktionen.

Wie kann man bestehende Templates an eigene Bedürfnisse anpassen?

Die meisten Templates lassen sich an individuelle Bedürfnisse anpassen, je nach Komplexität der Vorlage und den Möglichkeiten des jeweiligen Programms sind dabei aber unterschiedliche Schritte nötig.

Grundsätzlich lassen sich in den meisten Fällen Texte, Bilder und einfache Gestaltungselemente wie Farben und Schriftarten direkt im jeweiligen Programm ändern. So können Sie schnell und unkompliziert Vorlagen an die Vorgaben Ihres Corporate Designs anpassen und mit Ihren Inhalten füllen.

Für tiefergreifende Anpassungen von Layout und Struktur sind hingegen Änderungen an der eigentlichen Template-Datei nötig. Auch hier bieten die meisten Office-Programme einfache Möglichkeiten, während es bei komplexeren Design-Vorlagen mehr Aufwand und Know-how erfordern kann.

Viele Anbieter von kostenpflichtigen Templates bieten auch individuelle Anpassungsservices an. Dabei setzen Experten die von Ihnen gewünschten Änderungen an der Vorlage um, so dass Sie ein maßgeschneidertes Ergebnis erhalten, ohne sich selbst damit auseinandersetzen zu müssen.

Die Vorteile von Designvorlagen

Die Verwendung von Templates bringt gegenüber der Erstellung jedes einzelnen Dokuments von Grund auf viele Vorteile für Ihr Unternehmen:

Zeitersparnis: Layouts müssen nicht jedes Mal neu gestaltet werden.
Effizienz: Der Aufwand für wiederkehrende Aufgaben wird minimiert.
Einheitlichkeit: Ein durchgängiges Corporate Design wird sichergestellt.
Qualitätssicherung: Bewährte Gestaltung statt fehleranfälliger Einzelanfertigungen
Design-Erhalt: Die Gestaltung bleibt erhalten, auch bei Mitarbeiterwechsel.
Fehlervermeidung: Das Potenzial für Flüchtigkeitsfehler wird reduziert.
Fokussierung: Die Konzentration kann auf die Inhalte statt der Gestaltung gelegt werden.

Gerade in größeren Unternehmen und überall dort, wo mehrere Personen ähnliche Dokumente erstellen, zahlen sich Templates durch eine deutliche Steigerung der Effizienz, Konsistenz und Qualität aus. Die Ersparnis an Zeit und Ressourcen lässt sich direkt in produktive Aufgaben investieren.

Welche Funktionen bieten die Office-Programme?

Alle führenden Office-Programmpakete bieten umfangreiche Template-Funktionen für die Arbeit mit Dokumenten, Tabellen und Präsentationen.

Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)

Microsoft bietet für Word, Excel und PowerPoint eine große Auswahl an Vorlagen direkt in den Programmen. Diese decken die meisten klassischen Business-Anwendungen ab und lassen sich leicht anpassen. Auch eigene Templates lassen sich komfortabel erstellen und zentral in Ihrem Unternehmen bereitstellen. Die Dateiformate dotx (Word), xltx (Excel) und potx (PowerPoint) werden für wiederverwendbare Vorlagen genutzt.

Google Workspace (Google Docs, Sheets, Slides)

Auch Googles Cloud-Office-Lösung bietet für Textdokumente, Tabellen und Präsentationen praktische Template-Funktionen. Eine Vielzahl von Vorlagen ist direkt verfügbar, eigene Templates können erstellt und im Team geteilt werden. Praktisch: Da alle Dateien in der Cloud liegen, haben berechtigte Mitarbeiter von überall Zugriff auf die aktuellen Vorlagen.

Apple iWork (Pages, Numbers, Keynote)

Auch Apple hat für sein iWork-Paket eine Vielzahl professioneller Vorlagen im Angebot, die sich nahtlos mit den Programmen nutzen lassen. Die Auswahl ist zwar nicht so umfangreich wie bei Microsoft oder Google, deckt aber die wichtigsten Anwendungsfälle gut ab. Eigene Templates können in allen drei Programmen leicht gestaltet und gespeichert werden.

Wo finde ich kostenlose Templates zum Download?

Es gibt zahllose kostenlose Template-Sammlungen im Internet. Besonders für Office-Dokumente finden Sie reichlich Gratis-Vorlagen. Empfehlenswerte Quellen sind:

Allerdings ist bei kostenlosen Vorlagen teils Vorsicht geboten: Die Qualität kann stark schwanken, auch Kompatibilitätsprobleme und rechtliche Unsicherheiten bzgl. Lizenzen und Bildrechten können vorkommen.

Für den professionellen Einsatz in Unternehmen sind qualitativ hochwertige Templates von seriösen Anbietern oder den Softwareherstellern selbst zu empfehlen. Hier haben Sie die Sicherheit, eine technisch einwandfreie Vorlage mit allen nötigen Nutzungsrechten zu erhalten.

Worauf sollte man bei der Verwendung achten?

Bei der Verwendung von Templates in Ihrem Unternehmen gibt es einige Dinge zu beachten:

Passende Auswahl: Wählen Sie Templates, die optimal zu Ihren Aufgaben und Anforderungen passen.
Corporate Design: Passen Sie Templates an das Corporate Design Ihres Unternehmens an.
Aktualität prüfen: Stellen Sie sicher, dass verwendete Templates technisch und inhaltlich auf dem neuesten Stand sind.
Kompatibilität: Achten Sie darauf, dass Templates mit Ihrer verwendeten Software kompatibel sind.
Nutzungsrechte: Stellen Sie sicher, dass bei externen Templates die Lizenz eine Verwendung in Ihrem Unternehmen abdeckt.

Für welche Anwendungsfälle eignen sich Templates besonders gut?

Templates sind immer dann besonders nützlich, wenn gleichartige Dokumente oder Designs häufiger benötigt werden. Aber auch für komplexe Einzelprojekte können Templates als Startpunkt sehr wertvoll sein. So muss das Rad nicht jedes Mal neu erfunden werden und aufwändige Formatierungen und Gestaltung entfallen. Kreative Energie kann stattdessen in die inhaltliche Qualität fließen.

Fazit

Templates sind eine wertvolle Ressource für jedes Unternehmen, das häufig mit Dokumenten und Designs arbeitet. Von der Zeitersparnis über die Steigerung der Effizienz bis hin zur Sicherstellung eines konsistenten Erscheinungsbilds bieten sie enorme Vorteile. Mit der richtigen Auswahl, Anpassung und Anwendung von Templates können Sie die Produktivität und Qualität in vielen Bereichen Ihres Unternehmens spürbar steigern. Machen Sie sich die Möglichkeiten moderner Offices-Software und Online-Plattformen zunutze und integrieren Sie Templates in Ihre täglichen Arbeitsprozesse – es wird sich schnell auszahlen.